Nagrywanie rozmów telefonicznych

Zarządzenie nr 0050.162.2025

Wójta Gminy Gierałtowice

z dnia 05.08.2025 r.

w sprawie: zmiany regulaminu nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Gminy Gierałtowice

Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm. )

zarządzam, co następuje:

§ 1

Zmienia się  regulamin nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Gminy Gierałtowice stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia nr 0050.162.2020 Wójta Gminy Gierałtowice z dnia 17.08.2020 r., nadając mu treść zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i kierownikowi Referatu Informatyki.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik

do zarządzenia nr  0050.162.2025

Wójta Gminy Gierałtowice

z dnia 05.08.2025

REGULAMIN NAGRYWANIA ROZMÓW TELEFONICZNYCH
W URZĘDZIE GMINY GIERAŁTOWICE

§1

Regulamin określa zasady nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Gminy Gierałtowice, w tym sposób ich zabezpieczania oraz udostępniania zgromadzonych treści.

§2

Celem nagrywania rozmów jest podnoszenie standardów obsługi oraz bezpieczeństwo osób prowadzących rozmowę telefoniczną.

§3

1. Nagrywanie rozmów odbywa się na wszystkich numerach telefonicznych w Urzędzie Gminy Gierałtowice.
2. Nagrywanie rozmów odbywa się całodobowo.
3. Rejestracji i zapisowi podlega fonia z rozmów przychodzących.
4. Awaria systemu rejestracji rozmów nie wpływa na możliwość połączenia się i rozmowy telefonicznej z pracownikami Urzędu Gminy.
5. Czas przechowywania nagrań z rozmów telefonicznych wynosi 3 miesiące od dnia nagrania z zastrzeżeniem pkt 6. Po upływie tego okresu nagranie podlega zniszczeniu.
6. W przypadku, w którym nagranie stanowi dowód w postępowaniu termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tego okresu nagranie podlega zniszczeniu.
7. Administratorem danych osobowych zgromadzonych podczas rejestracji rozmów telefonicznych jest Wójt Gminy Gierałtowice z siedzibą ul. Ks. Roboty 48 , 44- 186 Gierałtowice (tel. 32 30-11-300, ).

§4

1. Osoba wykonująca połączenia telefoniczne na numery telefonów w Urzędzie Gminy Gierałtowice jest informowana o możliwości nagrywania rozmów poprzez komunikat odtwarzany każdorazowo w oczekiwaniu na połączenie, którego treść stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.
2. Jeżeli osoba, która wykonuje połączenie nie wyraża zgody na nagrywanie, proszona jest o zakończenie połączenia i podjęcie innej formy kontaktu z Urzędem.
3. Kontynuacja połączenia telefonicznego po wysłuchaniu komunikatu oznacza wyraźne  działanie potwierdzające zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
4. Obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 ust 1 i 2 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 ) wypełniany jest przez zamieszczenie klauzuli informacyjnej stanowiącej załącznik nr 2 do regulaminu na stronie Biuletynu Informacji Publicznej w zakładce ochrona danych osobowych, na stronie internetowej Urzędu Gminy Gierałtowice  oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Gierałtowice.

§5

1. Infrastruktura techniczna służąca rejestrowaniu oraz przechowywaniu rozmów uniemożliwia dostęp do zarejestrowanych materiałów przez osoby nieupoważnione.
2. Pracownicy Urzędu Gminy Gierałtowice wyznaczeni do odsłuchiwania nagranych rozmów mają nadane upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
3. Do zapoznania się z nagraniami rozmów telefonicznych upoważnieni są :

1. Sekretarz Gminy,
2. wskazani imiennie kierownicy komórek organizacyjnych,
3. serwisant systemu w zakresie koniecznym do wykonywania naprawy i konserwacji systemu.

§6

1. Zapisy rozmów telefonicznych mogą być udostępnianie wyłącznie za zgodą Wójta Gminy, Zastępcy Wójta Gminy oraz Sekretarza Gminy uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa, w zakresie prowadzonych przez nie postępowań oraz czynności prawnych.
2. Nośnik z materiałem może być przekazany organom ścigania na ich pisemny wniosek w celu wyjaśnienia prowadzonej sprawy.

§7

Nadzór nad funkcjonowaniem systemu nagrywania rozmów telefonicznych sprawuje Sekretarz Gminy oraz kierownik Referatu Informatyki, który pełni rolę Administratora tego systemu.

Załącznik nr 1 do Regulaminu

TREŚĆ  KOMUNIKATU – CENTRALA UG

Witamy w Urzędzie Gminy Gierałtowice. Informujemy, że w trosce o najwyższą jakość usług rozmowy mogą być rejestrowane. Jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na nagrywanie, prosimy o przerwanie połączenia i skorzystanie z innej formy kontaktu z Urzędem. Prosimy o zapoznanie się z treścią klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania Państwa danych osobowych, dostępnej na naszej stronie internetowej w zakładce ochrona danych osobowych. Aby połączyć się z konkretnym oddziałem  proszę wybrać tonowo numer lub czekać na zgłoszenie centrali Urzędu:

Referat Ochrony Środowiska, Rolnictwa i szkód Górniczych (wybierz 1 )

• gospodarka odpadami (wybierz 1: wew. 391, 393)
• ekodoradca i ochrona powietrza (wybierz 2: 395)
• utrzymanie zieleni i wody opadowe (wybierz 3: 396)
• gospodarka wodno-ściekowa i decyzje środowiskowe (wybierz 4: 392)
• szkody górnicze i melioracje (wybierz 5: 362)
• ochrona zwierząt i rolnictwo (wybierz 6: 361)

Referat Podatków i Opłat Lokalnych (wybierz 2 )

• wymiar podatków ( wybierz 1: 308, 323 i 319)
• księgowość podatkowa i opłaty śmieciowej (wybierz 2: 355 i 324)
• windykacja (wybierz 3: 358)

Ewidencja Ludności i Dowody Osobiste (wybierz 3 )

• Sprawy meldunkowe (wybierz 1: 543)
• Dowody osobiste (wybierz 2)
• biuro dowodów osobistych w Przyszowicach (wybierz 1: 545)
• punkt obsługi dowodów osobistych w Gierałtowicach ( wybierz 2: 349)

Urząd Stanu Cywilnego (wybierz 4: 544, 545)

Referat Gospodarowania Mieniem (wybierz 5 )

• utrzymanie dróg i gospodarka komunalna (wybierz 1:  382 )
• energetyka, oświetlenie uliczne i transport publiczny (wybierz 2: 367)
• gospodarka zasobem mieszkaniowym (wybierz 3: 368 )
• zarządzanie nieruchomościami (wybierz 4: 345)

Referat Planowania Przestrzennego (wybierz 6 )

• warunki zabudowy, numeracja budynków (wybierz 1:  372)
• dokumenty planistyczne  (wybierz 2 : 371)
• podziały nieruchomości  (wybierz 3: 354)
• gospodarka gruntami (wybierz 4: 364 i 356)

Referat Inwestycji i Remontów (wybierz 7 )

• drogi gminne (wybierz 1: 344 i  347)
• inwestycje i remonty (wybierz 2 : 343 i 346)

Referat Zarządzania Kryzysowego, Spraw Obronnych i Obrony Cywilnej (wybierz 8: 353, 385, 314)

Referat Edukacji (wybierz 9: 363,365)

TREŚĆ KOMUNIKATU – POŁĄCZENIA WYKONYWANE NA NUMERY BEZPOŚREDNIO

Witamy w Urzędzie Gminy w Gierałtowicach. Informujemy, iż w trosce o najwyższą jakość usług rozmowy mogą być rejestrowane. Jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na nagrywanie prosimy o przerwanie połączenia i skorzystanie z innej formy kontaktu z Urzędem

TREŚĆ  KOMUNIKATU – CENTRALA UG - ZAPOWIEDZ POPOŁUDNIOWA

Witamy w Urzędzie Gminy Gierałtowice. Informujemy że od poniedziałku do środy Urząd jest czynny od godz. 7.00 do 15.00,  w czwartek od 7.00 do 17.00  a w piątek od 7.00 do 13.00.

Załącznik nr 2 do Regulaminu

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
NAGRYWANIE ROZMÓW TELEFONICZNYCH

W związku z przetwarzaniem Pani /Pana danych osobowych informuje,  iż- zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L z 04.05.2016 r., Nr 119, s. 1), zwanego dalej w skrócie „RODO”, informuje że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych jest Wójt Gminy Gierałtowice, z siedzibą w Urzędzie Gminy ul. Ks. Roboty 48, 44-186 Gierałtowice tel. 32 30-11-300,  adres e-mail: ,
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w następujący sposób:

• pod adresem poczty elektronicznej:
• lub pisemnie na adres siedziby Administratora

3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie zgody - art. 6 ust 1 lit a RODO oraz art.6 ust1. 1 lit. e  RODO, w celu podnoszenia standardów obsługi klienta oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób prowadzących rozmowę telefoniczną. Zgoda wyrażona jest poprzez kontynuację  połączenia  po wysłuchaniu komunikatu, że rozmowy mogą być nagrywane. Kontynuacja rozmowy oznacza wyrażoną przez Państwa dobrowolną i świadomą zgodę na nagrywanie rozmowy telefonicznej.
4. Dane osobowe mogą być udostępnione wyłącznie organom lub podmiotom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów prawa lub podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora.
5. Dane zawarte w nagraniach rozmów będą przechowywane przez okres 3 miesięcy od momentu nagrania, po tym czasie zostaną trwale usunięte poprzez nadpisanie ich nowymi nagraniami. W przypadku gdy nagrania będą stanowiły materiał dowody, okres przechowywanie ulegnie przedłużeniu na czas niezbędny do zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów albo zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń lub ochrony przed nimi.
6. Na zasadach określonych przepisami RODO, posiadacie Państwo prawo do żądania od administratora: dostępu do treści swoich danych osobowych, sprostowania ( poprawiania ) swoich danych osobowych, usunięcia swoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, przenoszenia swoich danych osobowych ( w sytuacji jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy ) a ponadto, posiadają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych.
7. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie przez Panią / Pana danych osobowych jest dobrowolne ale konieczne do przeprowadzenia rozmowy telefonicznej.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

DOCXnagrywanie rozmów telefonicznych_klauzula informayjna o przetwarzaniu danych osobowychw.docx (18,33KB)
DOCXnagrywanie rozmów_regulamin.docx (30,11KB)
DOCXnagrywanie rozmów tel_zarządzenie.docx (26,71KB)
PDFnagrywanie rozmów tel_08_2025_zarządzenie - skan.pdf (22,18KB)
PDFnagrywanie rozmów tel_08_2025_regulamin z załącznikami - skan.pdf (174,65KB)
DOCXZarządzenie nr 0050-162-2020-z-dnia-17-sierpnia-w-sprawie-wprowadzenia-regulaminu-nagrywania-rozmow-telefonicznych-w-UG.docx (14,11KB)
PDFZarządzenie nr 0050-162-2020-z-dnia-17-sierpnia--w-sprawie-wprowadzenia-regulaminu-nagrywania-rozmow-telefonicznych-w-UG - skan.pdf (17,96KB)